Arbejdsplan trin for trin

Følgende vejledning er en trin for trin gennemgang af, hvordan arbejdsplanen kan udarbejdes. Rækkefølgen behøver ikke blive fulgt, ligesom det kan være nødvendigt at gå tilbage til tidligere trin for at uddybe eller supplere materialet.

Arbejdet med plejeplanen kan have givet anledning til nogle generelle beslutninger, som har betydning for udførelsen af driften. Eller der kan være andre betragtninger, som har betydning for arbejdsplanen. De tages med i det videre arbejde.

Nogle arbejdsopgaver på kirkegården er en forudsætning for arbejdet med pleje og vedligeholdelse. Det er opgaver som klargøring og reparationer af redskaber og maskiner, oprydningsopgaver og håndtering af affald. Disse opgaver kan beskrives overordnet eller ved de enkelte elementer, opgaver og ydelser.

I arbejdsplanen beskrives de arbejdsopgaver, som skal udføres for at pleje og vedligeholde elementerne. Arbejdsplanens grundlag er plejeplanen, de overordnede beslutninger om udførelsen, samt den pleje og vedligeholdelse, der er blevet udført hidtil.

Standardopgaverne er de opgaver, som normalt udføres rutinemæssigt på elementerne. De tilpasses de lokale forhold, og der tages stilling til, hvor mange gange og hvornår på året de skal udføres på den enkelte kirkegård. 

Arbejdsopgaverne i håndbogen beskriver, hvad der skal gøres, men ikke hvordan. En mere grundig beskrivelse kan foretages, hvis det skønnes nødvendig, f.eks. ved formklipning af buske og træer, lugning af særlige bede etc. Vejledningerne kan suppleres af fotos eller andre illustrationer af den korrekte udførelse.

Der kan anføres ekstra- eller etableringspleje ved elementer. Ekstrapleje er arbejsopgaver, som kan være nødvendige for at genoprette et dårligt fungerende element, eller som kun udføres sjældent på velfungerende elementer. Etableringspleje hører til de grønne elementer og er plejeopgaver, som knytter sig særligt til etableringsfasen, hvor der ofte er behov for en særlig indsats for at sikre en god udvikling.

For de generelle opgaver og ydelser beskrives arbejdsopgaverne ligesom for elementer. Arbejdsopgaverne kan suppleres med kort, som angiver kørselsruter med snerydningsudstyr, områder med forskelligt niveau for fjernelse af løv mv.

Der sikres overensstemmelse mellem arbejdsbeskrivelsen for ydelserne og indholdet af ydelsen som beskrevet i vedtægt og takstblad.

Beskrivelserne af arbejdsopgaverne medfører en samlet arbejdsplan for kirkegården. Der kan sættes timer på opgaverne i forhold til mængderne fra plejeplanen, og opgaverne kan føres helt eller delvist ind i en årsplan. Her kan perioder med spidsbelastninger identificeres, så opgaver kan flyttes til andre tidspunkter, hvis det er muligt. Beslutninger om at hente ekstra arbejdskraft ind eller bruge entreprenører kan også foretages ud fra kalenderen. Herefter kan arbejdet planlægges for måneder og uger.

Arbejdsplanen er en oversigt over driftsopgaven og ikke en nøjagtig opskrift for hvordan eller præcist hvornår, hvilke opgaver skal udføres. Der må være plads til uforudsete opgaver og til at tilpasse arbejdet i forhold til vejrlig mv.

Arbejdsplanen henholder sig til plejeplanen og ændrer sig afhængigt af den. Men arbejdsplanen ændrer sig også som resultat af medarbejdernes erfaringer med driften, og hvordan den udføres mest hensigtsmæssigt. Arbejdsplanen er heller ikke en endelig beskrivelse af, hvilke opgaver der skal udføres hvornår, men et grundlag for samarbejde og dialog i medarbejderstaben. 

Arbejdsplanlægningen skal ikke være mere omfattende, end der er behov for. Hovedformålet er, at den gør det nemmere for medarbejderne at få overblik over driftsopgaven og at tilrettelægge arbejdet – fra kirkegårdslederens eller graverens prioritering på årsbasis til den enkelte gartners tilrettelæggelse af sin arbejdsdag. Arbejdsplanen vil kunne fastholde medarbejdernes erfaringer og viden om kirkegården og dens drift.