Plejeplanen trin for trin - vejledning

Vejledningen her er en 'trin for trin' gennemgang af, hvordan en plejeplan kan udarbejdes. Trinene udgør en række aspekter, som det er vigtigt at komme ind på, men rækkefølgen behøver ikke at blive fulgt nøjagtigt. I processen kan det også være nødvendigt at gå tilbage til tidligere trin for at uddybe eller supplere materialet, ligesom de sidste trin ikke med nødvendighed vil være relevante på alle kirkegårde.

Det første trin i arbejdet med plejeplanen er at få et overblik over, hvad der findes på kirkegården i forvejen – det er forudsætningerne for plejeplanen. Det må vurderes i det enkelte tilfælde, hvad der er relevant at registrere. Det kan for eksempel være:

• Kirkegårdens indretning
      - f.eks. områder med forskellig karakter, gravområder mv.
• Kirkegårdens tilstand
• Fredninger, kirkegårdsvedtægten og andre bindinger
• Bevaringsværdige forhold
• Jordbundsforhold, klima
• Forhold med betydning for driften, f.eks. skråninger
• Eksisterende plejeudtryk

Det er en fordel at have et opdateret, gerne digitalt kortgrundlag i arbejdet med plejeplanen, men det er ikke nødvendigt. Fordelen med det digitale kort er at det giver flere muligheder i forhold til drifts- og ressourcestyringen. Alternativt kan et kirkegårdskort på papir anvendes, da det skal svare til den aktuelle indretning. Det er også muligt helt at undvære kortet.

Kort over kirkegården med gravfelterne markeret. En kopi kan bruges til markering af registreringerne.

Registreringerne vil altid omfatte en registrering af arealtyper, da de er grundlaget for det videre arbejde med plejeplanen. Arealtyperne er grupper af elementer, som ligner hinanden, for eksempel blomster, græs osv. Det vil derfor være nemt at angive det meste af kirkegården som arealtyper.

Hvis der foretages en opmåling af kirkegården i forbindelse med arbejdet med plejeplanen, vil det være en fordel at lade landinspektøren registrere arealtyperne.

Når man har et overblik over forudsætningerne, er det tid til at tage stilling til spørgsmålet: Hvad vil vi med kirkegården? Er der noget, der skal være anderledes?

Målsætningen for kirkegården kan f.eks. være at opretholde udtrykket af gammel landsbykirkegård eller at kirkegården skal være en nutidig begravelsesplads med variation af udtryk.

Målsætningen giver mulighed for at være kreativ og sætte sit præg på kirkegården. Samtidig er valgene dog begrænsede af kirkegårdens indretning og tilstand.

I målsætningsfasen kan det vise sig, at der er et større behov for at lave om på kirkegården. Så kan der være brug for en bevarings- eller udviklingsplan, hvor de langsigtede målsætninger beskrives.

Ved fastsættelsen skal der tages stilling til, hvilket eller hvilke af plejeudtrykkene have-, park- og naturudtryk kirkegården skal have. Udtrykkene giver en overordnet beskrivelse af forventningerne til udførelsen af pleje og vedligeholdelse i området, og er ikke et udtryk for bedre eller dårligere pleje. Plejeudtrykket bestemmer i en vis grad valget af elementer.

Det kan være relevant at opdele kirkegården i områder med forskellige udtryk. Det kan være områder med traditionelle gravsteder og haveudtryk, eller områder med skovbegravelser og naturudtryk. Inddelingen i forskellige områder er især relevant ved større kirkegårde, men også for mindre kirkegårde kan det være en fordel. 

Når de overordnede målsætninger for kirkegårdens udvikling og pleje er truffet, er det tid til at gå i gang med at udvælge og beskrive elementerne. Inddelingen i elementer tager udgangspunkt i arealtyperne. Normalt vil der for en del arealtyper kun være et enkelt element, som det ses på kortet nedenfor.

I menupunktet 'Plejeplanlægning' findes plejeplansskemaer, som kan bruges til at lave plejeplanen på den enkelte kirkegård. Skemaerne tilføjes oplysninger, og redigeres efter behov. Relevante tilføjelser til beskrivelserne kan for eksempel være den ønskede højde og bredde af hækkene.

Med elementbeskrivelserne er kirkegårdens udseende beskrevet i store træk. For at komme hele vejen rundt kan elementbeskrivelserne suppleres af beskrivelser for generelle opgaver, ydelser eller særlige anlæg efter behov på den enkelte kirkegård.

Ofte er der brug for at beskrive en eller flere generelle opgaver for kirkegården. Det kan være opgaver som fjernelse af løv eller vintertjeneste, der udføres på tværs af elementerne. Det giver bedre overblik, at opgaverne kun beskrives ét sted, og ikke for hvert element. 

Ydelser er opgaver, som udføres for de brugsberettigede, eller anden service, som stilles til rådighed mod betaling. Ydelsesbeskrivelserne angiver indhold og kvalitet af de enkelte ydelser på kirkegården.

Særlige anlæg er anlæg, hvor det vurderes, at det er gavnligt med en mere systematisk beskrivelse af anlægget ud over elementbeskrivelserne og den overordnede målsætning.

Gravanlæg er de vigtigste særlige anlæg. Gravanlæggene er knyttet til gravpladserne. I beskrivelsen af gravanlæggene kan mål, karakter, opbygning og elementer beskrives. Det kan også for gravsteder i brug angives, hvilke elementer der er fælleselementer, og hvilke der er individuelle og dermed de brugsberettigedes ansvar. Gravanlæggenes fordeling mellem individuelle og fælles elementer vil ofte være beskrevet i kirkegårdsveedtægten.

Beskrivelsen af ydelser og gravanlæg er de dele af plejeplanen, som har den tætteste sammenhæng med kirkegårdens vedtægt og takster. De kan derfor også bruges som grundlag for kommunikation med de brugsberettigede i forhold til begravelse, gravsteder og ydelser på kirkegården.

Det sidste trin i udarbejdelsen af plejeplanen er at registrere mængder. Dvs. antal, areal eller løbende længde af de enkelte elementer, generelle opgaver eller ydelser.

Registreringen af mængder er vigtig, hvis plejeplanen skal være grundlag for ressourcestyring og ved fastsættelse af driftsopgavens omfang, eller ved sammenligning med andre kirkegårde.  Hvis det primære formål med plejeplanen er fastsættelse af kvalitetsniveauet eller dokumentation og fastholdelse af erfaring, er registreringen af mængder mindre vigtig, og kan udskydes eller undlades.

Hvis kirkegården har et elektronisk kortmodul med målfast kort med elementer mv. indtegnet, kan arealer nemt findes heri. Alternativt kan mængderne fastslås med opmålinger i marken og indføring på plejeplanens forside. Se mere under menuen 'Drifts- og ressourcestyring'.

Plejeplanen er ikke lavet en gang for alle. Kirkegården forandrer sig, ligesom brugen af den gør. Fra tid til anden må man overveje, om plejeplanen stadig er passende, eller om der er brug for at opdatere den. Det kan f.eks. være, hvis indretningen af kirkegården ændres, eller hvis målsætningen bliver ændret. Plejeplanen er foranderlig og udvikles i samarbejde mellem folkevalgte og medarbejdere.

Plejeplanen behøver ikke være mere omfattende, end der er behov for på den enkelte kirkegård. Når man bliver fortrolig med plejeplanen, vil arbejdet glide lettere. Alt i alt kan opbygningsfasen betragtes som en investering, der efterhånden giver afkast i hverdagen. Det bliver efter al sandsynlighed lettere at få ønsker og ressourcer til at hænge sammen. Plejeplanen kan tydeliggøre menighedsrådets beslutninger, og sikre fastholdelsen af menighedsrådets og medarbejdernes viden om kirkegården og dens drift. Dermed kan kontinuiteten for kirkegården sikres trods udskiftning af såvel menighedsrådsmedlemmer som medarbejdere.